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¿Qué exige la ley a cualquier página con formulario?¿Qué sí y qué no pedir en el formulario?¿Cómo debe ser la autorización?¿Qué es un dato sensible y quién debe tener más cuidado?¿Y si tu negocio atiende niños?Lista técnica para tu páginaPreguntas frecuentesEl formulario de la página web de un negocio debe pedir solo lo necesario para responder: nombre, una forma de contacto y qué le interesa a la persona. Todo lo demás es riesgo sin beneficio. La Ley 1581 de 2012 exige autorización previa e informada y una política de tratamiento de datos publicada, y pone reglas más estrictas para los datos sensibles, como los de salud, y para los datos de niños, niñas y adolescentes.
¿Qué exige la ley a cualquier página con formulario?
La Ley 1581 de 2012 es la norma general de protección de datos personales en Colombia y la vigila la Superintendencia de Industria y Comercio. Aplica a cualquier negocio que recoja datos de personas, sin importar su tamaño: una peluquería que pide el WhatsApp para agendar, un abogado que recibe consultas o una tienda que arma una lista de clientes.
Para una página web, eso se traduce en tres cosas: pedir solo los datos que necesitas para una finalidad concreta, tener la autorización de la persona antes de usarlos y publicar una política que explique cómo los tratas.
¿Qué sí y qué no pedir en el formulario?
| Pide | No pidas |
|---|---|
| Nombre | Cédula, si no la necesitas para responder |
| Teléfono o correo para responder | Fecha de nacimiento o edad |
| Qué servicio o producto le interesa | Datos de salud, religión, orientación sexual o afiliación política |
| Franja horaria para contactarlo | Ingresos o datos financieros en un primer contacto |
| Barrio o dirección, solo si haces domicilios o visitas | Campos abiertos sin indicaciones tipo "cuéntanos todo" |
Un campo abierto no está prohibido, pero invita a escribir de más. Cámbialo por algo como "¿Algo que debamos saber para responderte?" y, si tu negocio es sensible, agrega una nota visible: "Por tu privacidad, no compartas aquí información personal delicada; la hablamos en la cita".
¿Cómo debe ser la autorización?
- Una casilla sin marcar en la que la persona acepta el tratamiento de sus datos. Nunca premarcada.
- Un enlace a tu política de tratamiento de datos, publicada en la misma página.
- Una finalidad clara: "usaremos estos datos para responderte y agendar tu cita". Si también quieres enviarle novedades o promociones, dilo en la misma casilla o en una aparte.
¿Qué es un dato sensible y quién debe tener más cuidado?
El artículo 5 de la Ley 1581 define como datos sensibles los que afectan la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar discriminación, y menciona expresamente los datos relativos a la salud, la vida sexual, las convicciones religiosas o políticas y los datos biométricos. El artículo 6 prohíbe tratarlos salvo excepciones, como cuando el titular da su autorización explícita, y la persona debe saber que no está obligada a entregarlos.
Los negocios que más deben cuidarse son los de salud. Para un consultorio, un psicólogo o un nutricionista, el motivo de consulta, los síntomas o los antecedentes son datos de salud: no van en el formulario de la página ni en el chat de WhatsApp, sino en la historia clínica. La Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud la define como un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, y la Resolución 839 de 2017 fija un periodo mínimo de conservación de quince años. En el caso de los psicólogos, la Ley 1090 de 2006 agrega el deber de confidencialidad y pide que su publicidad describa con exactitud su formación.
En julio de 2026 el Ministerio de Salud publicó un proyecto de resolución que busca reemplazar la Resolución 1995 de 1999 y la 839 de 2017. Mientras no se expida, siguen siendo la referencia.
¿Y si tu negocio atiende niños?
El artículo 7 de la Ley 1581 protege de forma especial los datos de niños, niñas y adolescentes. El Decreto 1377 de 2013, hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015, permite tratarlos solo cuando responde a su interés superior y respeta sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal. Para un jardín infantil, un colegio o una academia, eso significa que el formulario de la página lo llena el acudiente, con sus datos de contacto, y que el nombre, la edad o las fotos del niño se piden después, con una autorización específica. Si publicas fotos de niños en tu página, revisa la guía sobre fotos de niños en la página web del jardín infantil.
La Ley 1581 aplica igual en todo el país, pero en una ciudad grande como Bogotá la gente suele comparar varios negocios antes de escribir. Un formulario corto y una política de datos visible generan confianza desde el primer contacto. Si tu negocio está en Bogotá, podemos visitarte y revisar tu formulario contigo.
Lista técnica para tu página
- Candado de seguridad (HTTPS) en toda la página.
- Formulario que llegue a un correo con tu dominio, no a un correo personal compartido.
- Sin hojas de cálculo abiertas o compartidas con cualquiera para guardar solicitudes.
- Política de tratamiento de datos publicada y enlazada desde el formulario.
- Respuesta inicial que no pida datos de más por WhatsApp: solo lo necesario para atender.
Esta guía es informativa y no reemplaza la asesoría de un abogado sobre tu caso particular.
Preguntas frecuentes
¿Toda página web con formulario necesita política de datos?
Sí. Si tu página recoge datos personales, como nombre, correo o teléfono, debes informar cómo los tratas y pedir autorización. La política debe estar publicada y enlazada desde el formulario.
¿Puedo pedir la cédula en el formulario de contacto?
Solo si la necesitas para la finalidad que informas, por ejemplo para una cotización formal o un trámite. Para responder una consulta o agendar una cita, normalmente basta con el nombre y un dato de contacto.
¿Puedo usar los datos del formulario para enviar promociones?
Solo si la persona lo autorizó. Informa esa finalidad en la casilla de autorización y ofrece una forma sencilla de darse de baja.
¿Qué cambia si mi negocio es de salud?
El motivo de consulta, los síntomas y los antecedentes son datos sensibles. No los pidas en la página ni por WhatsApp: van en la historia clínica, que tiene reglas propias de reserva y conservación.
¿Atienden negocios en Bogotá?
Sí. dibalabs está en Bogotá y podemos visitar tu negocio para revisar contigo el formulario, la autorización de datos y la página.
- Ley 1581 de 2012, Función Pública
- Ley 1581 de 2012, Alcaldía Mayor de Bogotá (Régimen Legal)
- Decreto 1377 de 2013, Rama Judicial (Sistema de Información Normativa)
- Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad de protección de datos personales en Colombia
- Ley 1090 de 2006, Colegio Colombiano de Psicólogos
- Resolución 1995 de 1999, Ministerio de Salud (normograma Supersalud)
- Resolución 839 de 2017, Ministerio de Salud (normograma Colpensiones)
- Memoria justificativa del proyecto de resolución de historia clínica, Ministerio de Salud (julio de 2026)
